오늘은 엑셀문서 작성 시 빈칸 (공란)을 일괄적으로 없애는 방법을 알려드리도록 하겠습니다.
엑셀을 이용해서 데이터들을 입력하다보면 빈칸이 생기는 경우가 많습니다.
빈칸을 그대로 두는 것도 한 가지 방법이지만 가독성이 떨어지는 경우가 많은데요.
또한 자료가 쌓이다 보면 입력을 했어야 했는데 입력을 안 한 건지 아니면 원래 빈칸이 맞는 건지 헷갈리는 경우가 있을 수 있습니다. 이러한 경우 엑셀에서 빈칸을 없애는 방법을 알아보겠습니다. 엄밀히 따지면 우리가 보기 쉽게 빈칸을 채우는 작업이라고 보시면 됩니다.
아래와 같이 학생들의 수능등급을 입력하는것을 예로 들어보겠습니다.
다들 아시다시피 수능의 경우 학생들마다 응시하는 시험항목이 다를 수 있습니다. 따라서 위와 같이 정리하는 경우 학생들이 응시하지 않는 과목에서의 등급은 빈칸으로 남을 수밖에 없습니다. 하지만 등급을 입력하는 과정에서 입력이 누락된 건지 실제로 미응시한 과목인지 확인하기에는 어려움이 있습니다.
그러면 수능등급 정리표에서 빈 칸을 '미응시'라는 단어로 채워보도록 하겠습니다.
이 표에는 12개의 공란이 있으며 '미응시'를 12번 직접 입력하기로 생각하셨다면 하셔도 됩니다.
하지만 빈 칸이 10,000개 있다면 직접 입력하기에는 어려움이 있습니다.
이렇게 노가다성 작업이 막막하다면 엑셀에는 이를 해결해 주는 기능이 꼭 있습니다!
먼저 보이는 표에서 아무 셀이나 클릭하시고 단축키 CTRL+A 를 눌러주시거나 마우스 드래그를 이용하여 보고자 하는 전체 데이터를 잡아줍니다.
표가 선택된 상태에서 홈 탭 오른쪽 상단 메뉴 중 '찾기 및 선택' 클릭 후 '바꾸기'를 클릭해줍니다. 또는 단축키 CTRL+H 를 눌러주시면 됩니다. (자주 쓰시는 단축키는 외워두시면 정말 정말 유용하게 쓸 수 있습니다!)
지금까지 잘 따라오셨다면 '찾기 및 바꾸기' 라는 창이 뜨게 됩니다. 이제 빈칸을 다른 내용으로 바꿀 수가 있습니다.
예시에서 수능 시험 항목 중 학생들이 미응시 한 항목은 빈 칸으로 되어있기 때문에 '빈칸'을 '미응시'로 표기해 보겠습니다.
찾을 내용은 빈칸이므로 아무것도 입력하지 않습니다. 바꿀 내용은 '미응시'로 입력해 주고 왼쪽 아래에 있는 모두 바꾸기를 클릭해 줍니다.
'12개 항목이 바뀌었습니다'라는 안내와 함께 왼쪽 표에서 빈칸이 '미응시' 로 일괄적으로 바뀐것을 확인하실 수가 있습니다.
처음 빈 칸이 있던 표와 빈칸을 채운 표를 비교해 보면 좀 더 가시성이 높아진 데이터를 얻으실 수 있습니다.
추가로 특정 숫자를 다른 식으로 표현한다든지 응용을 하실 수도 있습니다.
오늘은 엑셀에서 '찾기 및 바꾸기' 기능을 이용하여 빈칸을 일괄적으로 채우는 방법을 알아보았습니다. '찾기 및 바꾸기' 기능은 일괄적으로 내용을 변경하는 경우에도 유용하게 쓸 수 있습니다.
업무 중 약간의 노가다를 줄 일 수 있는 유용한 기능이니 익혀두시면 두고두고 도움이 되실 겁니다.